OTOMATISASI PERKANTORAN
A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.
Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Kata “Otomatisasi” ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran.
➤Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:
1. WORD PROCESSING Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
2. ELECTRONIC MAIL Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
3. VOICE MAIL Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.
4. ELECTRONIC CALENDARIN Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. AUDIO CONFERENCING Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
6. VIDEO CONFERENCING Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
7. COMPUTER CONFERENCING Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
8. FACSIMILE TRANSMISSION Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
9. VIDEO TEXT Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan mmateri tekstual pada layar crt.
10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. DESKTOP PUBLISHING Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.
D. Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor
Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak, maka diperlukan namanya pemakai. ia yang akan menilai, merancang, dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan.
Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:
1. Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama deikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.
E. Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.
F. Dampak Otomatisasi Perkantoran
1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya adalah pengurangan tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan kemampuan IT yang mumpuni.
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan dapat dilihat pada bidang berikut ini:
- Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
- Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
- Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
- Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran
G. Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor
Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor, sebagai berikut:
1. Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon, dan lain-lain.
2. Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh : pembuatan database(Oracle, General Ledger(informasi keuangan), EAS (system approval elektronik, dan lain-lain).
3. Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi (ICT). Contoh : Teleconference, dan lain-lain
H.Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor
Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yng dapat diuraikan sebagai berikut :
1) Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem ) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.
2) Sistem Kolaborasi Elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya
3) Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakan sistem penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
4) Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
5) Sistem Elektronik Formal, sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM
6) Sistem Elektronik Informal, sistem yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, seperti bentuk DSS
I. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor
Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :
- Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
- Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
- Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar